11改变电子邮件方式的策略

11改变电子邮件方式的策略
管理电子邮件可能是一件苦差事。它可以从更重要的任务中窃取时间,甚至会让你的大脑变得迟钝。伦敦大学的一项研究发现,那些经常检查电子邮件的人可能会看到10分的智商下降,比吸烟罐下降更陡。不仅如此,有人估计,由于不必要的收件箱混乱,每年可能会损失6500亿美元。那么,你可以做什么来防止时间,金钱和脑力的损失?以下是赢得控制的11个策略。 1。采取捷径。 编写可轻松更新的模板化响应,以简化回复过程。例如,Google实验室甚至提供了一个名为“Canned Responses”的选项。要创建适合您的预制回复,请在编写任何电子邮件时想'有人会再次问我这个问题'。一些生产力专家甚至将这些保存为在办公室或旅途中可以访问的签名。 阅读更多信息: 6结束电子邮件过载的测试提示 2。写出更好的主题行 在主题行中添加一个动词 - 确认,讨论,评论 - 以更好地帮助收件人了解他们需要做的事情。这种策略将有助于刺激行动,并在写作时保持您的目标。确保它是搜索友好的。问问你自己:这个主题行是否有你需要在未来轻松找到的关键词? 阅读更多:使用这种心智设定转换目标更好的电子邮件响应 3。保持简单 。生产力专家Jason

管理电子邮件可能是一件苦差事。它可以从更重要的任务中窃取时间,甚至会让你的大脑变得迟钝。伦敦大学的一项研究发现,那些经常检查电子邮件的人可能会看到10分的智商下降,比吸烟罐下降更陡。不仅如此,有人估计,由于不必要的收件箱混乱,每年可能会损失6500亿美元。那么,你可以做什么来防止时间,金钱和脑力的损失?以下是赢得控制的11个策略。

1。采取捷径。 编写可轻松更新的模板化响应,以简化回复过程。例如,Google实验室甚至提供了一个名为“Canned Responses”的选项。要创建适合您的预制回复,请在编写任何电子邮件时想'有人会再次问我这个问题'。一些生产力专家甚至将这些保存为在办公室或旅途中可以访问的签名。
阅读更多信息: 6结束电子邮件过载的测试提示

2。写出更好的主题行 在主题行中添加一个动词 - 确认,讨论,评论 - 以更好地帮助收件人了解他们需要做的事情。这种策略将有助于刺激行动,并在写作时保持您的目标。确保它是搜索友好的。问问你自己:这个主题行是否有你需要在未来轻松找到的关键词?
阅读更多:使用这种心智设定转换目标更好的电子邮件响应
3。保持简单。生产力专家Jason Womack建议您将电子邮件保留为一个主题。他表示,只有当人们回答所有问题时,人们才会做出回应,因此更简单的电子邮件可以确保更快的回复。
了解更多:如何让他们通过电子邮件向您发送回

4。神奇的五句话 - 电子邮件。 有效的电子邮件将回答这些问题 - 你是谁?你想要什么?你问来干什么?我为什么要帮忙?下一步是什么?如果可以的话,尝试将笔记保留五个句子,甚至三个或四个。限制你自己将帮助你专注于重要的事情。
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5。指定一个时间。 关闭警报,以便在不经常查看收件箱时看到完成了多少。并设置一个计时器。专家建议你每天只查看电子邮件2-4次,每次只能阅读45分钟的电子邮件。
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6。 BCC你自己。 需要追踪你的追踪?考虑对这些电子邮件进行BCC处理,然后将它们移动到标有“追踪”标签的文件夹中。请检查此文件夹而不是收件箱,以保持您需要完成的工作之上,以免分心。
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7。
当讨论导致两封以上的电子邮件时,请拿起电话或聊天给您的电话号码指出您信任的人传达紧急讯息,尤其是如果你不在办公室。
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8。培训你的同事 如果谈话已经解决,写下“无需回复”,以防止更多电子邮件在你的邮箱中。强调工作人员在不能最好地回答问题时不需要回复邮件。
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9。不要回复只在需要时回复,不要首先处理非紧急电子邮件。如果“询问”不明确,请不要回复。您不应该浪费时间试图理解一开始就没有深思熟虑的请求。
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10。自动化所有内容。 取消订阅不需要的新闻快讯,自动将他人指向特定文件夹,并将不需要的任何内容立即转移到存档中。使用像Google日历这样的工具安排会议,免去了无休止的“你什么时候有空”的需要。电子邮件链。
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11。保持警惕。 在收件箱中只保留两种类型的电子邮件:那些你还没有阅读和你需要的邮件。一旦你减少了收件箱,你可以只关注与你现在工作相关的信息。
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